Vetera

Datum des Inkrafttretens: 4. März 2024

Vielen Dank, dass Sie uns mit der Implementierung von Vetera Cloud oder der Verbesserung Ihrer Nutzererfahrung beauftragt haben. Diese Bedingungen für Professional Services sind Bestandteil der Vereinbarung und gelten für die von uns erbrachten Professional Services.

1. Leistungsumfang

1.1 Die im Rahmen der Professional Services erforderlichen Aufgaben sowie die zum Zeitpunkt der Leistungsbeschreibung bekannten Ausführungsfristen sind in diesen Bedingungen und der jeweiligen Leistungsbeschreibung festgelegt. Wir erbringen die Professional Services entsprechend der guten Branchenübung.

1.2 Sie stellen sicher, dass alle bestehenden und künftigen Autorisierten Nutzer an etwaigen Schulungen (online oder vor Ort) im Rahmen der Professional Services teilnehmen. Vor-Ort-Schulungen werden für nicht anwesende Personen nicht wiederholt; Online-Schulungen werden aufgezeichnet und können nachträglich abgerufen werden.

1.3 Vor dem geplanten Datum der Erstinbetriebnahme von Vetera Cloud und innerhalb der mit uns vereinbarten Fristen müssen Sie:

1.3.1 alle erforderlichen administrativen Aufgaben und die Einrichtung Ihrer Vetera Cloud-Instanz abschließen, einschließlich der Erstellung von Accounts und Vorlagen, der Konfiguration von Produkten, der Einrichtung von Erinnerungen, Nutzern und Ressourcen sowie der Bereinigung konvertierter Daten; und

1.3.2 sicherstellen, dass alle Ihre Geräte die in den Systemanforderungen von Vetera Cloud beschriebenen Mindestanforderungen an Netzwerk und Software erfüllen.

1.4 Sie sind verantwortlich für die Schulung aller neuen Autorisierten Nutzer, die nach Abschluss der von uns erbrachten Schulungen hinzukommen.

2. Projektmanagement

2.1 Wir koordinieren die Professional Services, erstellen und pflegen bei Bedarf einen Projektplan und berücksichtigen dabei angemessene Zeitpuffer für die Aufgabenerfüllung, veränderte Rahmenbedingungen sowie die Zuordnung von Verantwortlichkeiten für Aufgaben, die nach dem Datum der Leistungsbeschreibung identifiziert werden.

2.2 Jeder von uns erstellte Projektplan bedarf Ihrer Genehmigung (die nicht unbillig verweigert werden darf). Beide Parteien sind zur Umsetzung des Projektplans verpflichtet. Sofern im Projektplan nicht ausdrücklich anders geregelt, sind die Professional Services innerhalb einer angemessenen Frist zu erbringen und abzuschließen.

2.3 Sie informieren uns schnellstmöglich über jedes Risiko einer Verzögerung des geplanten Erstinbetriebnahmedatums von Vetera Cloud. Wir bemühen uns, eine solche Meldung innerhalb von 48 Stunden nach Eingang zu bestätigen.

3. Entlastungsereignisse

3.1 Wir sind von der Erbringung der Professional Services befreit und entbunden, wenn uns ein Fall höherer Gewalt betrifft.

3.2 In den folgenden Fällen (Entlastungsereignis) sind wir von der Erbringung der Professional Services insoweit und solange befreit und entbunden, wie die jeweiligen Umstände die Leistungserbringung beeinträchtigen:

3.2.1 Ihre in der Leistungsbeschreibung festgelegten Pflichten sowie die für die Erbringung der Professional Services durch uns erforderlichen Handlungen oder Ereignisse werden nicht erfüllt bzw. treten nicht ein oder nicht aus – sofern dies nicht auf ein Handeln oder Unterlassen unsererseits, unserer verbundenen Unternehmen oder unserer Auftragnehmer zurückzuführen ist;

3.2.2 von Ihnen oder in Ihrem Auftrag bereitgestellte Informationen oder Daten sind unrichtig, unvollständig oder irreführend oder werden nicht unverzüglich nach Anforderung durch uns bzw. nicht gemäß den vereinbarten Fristen bereitgestellt;

3.2.3 Sie informieren uns nicht – oder nicht unverzüglich nach Anforderung durch uns bzw. nicht gemäß den vereinbarten Fristen – über Änderungen oder Ersetzungen von Vereinbarungen, an denen Sie oder eines Ihrer verbundenen Unternehmen beteiligt sind und die für die Erbringung der Professional Services relevant sind; oder

3.2.4 Sie befinden sich in einem Vertragsverstoß.

3.3 Soweit wir gemäß diesem Abschnitt befreit und entbunden sind, unterrichten wir Sie schnellstmöglich unter hinreichender Beschreibung des Entlastungsereignisses, erfüllen weiterhin unsere davon unbetroffenen Pflichten und teilen Ihnen nach Wegfall des Entlastungsereignisses oder seiner Auswirkungen schnellstmöglich schriftlich mit, dass wir die Erbringung der Professional Services wieder aufnehmen. Wir ergreifen zudem alle zumutbaren Maßnahmen, um entstandene Verzögerungen aufzuholen.

3.4 Liegt ein Entlastungsereignis vor, das nicht auf ein Handeln oder Unterlassen unsererseits, unserer verbundenen Unternehmen oder unserer Auftragnehmer zurückzuführen ist, bleiben wir zur Erhebung der Entgelte berechtigt, und Sie erstatten uns alle zusätzlichen Kosten und Aufwendungen, die uns bei der Erbringung der Professional Services entstehen – einschließlich der Kosten (berechnet nach den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Sätzen für nicht produktive Zeiten oder, sofern solche Sätze fehlen, zu einem angemessenen Entgelt) für Berater, die zur Erbringung der Professional Services bereit und willens waren, jedoch durch das Entlastungsereignis gehindert, beeinträchtigt oder verzögert wurden.

4. Abnahme

4.1 Soweit nicht in diesem Abschnitt im Zusammenhang mit der Implementierung von Vetera Cloud anderweitig geregelt, bedarf die Erbringung der Professional Services Ihrer Genehmigung (die nicht unbillig verweigert werden darf). Auf unsere Anfrage hin dürfen Sie die Bestätigung, dass die Professional Services gemäß der Leistungsbeschreibung erbracht wurden, nicht unbillig verweigern.

4.2 Wir demonstrieren, dass Vetera Cloud gemäß der Leistungsbeschreibung betriebsbereit ist.

4.3 Sie informieren uns unverzüglich nach Bekanntwerden etwaiger Fehler oder Mängel in Vetera Cloud mit ausreichenden Details, um uns eine Reproduktion des Fehlers oder Mangels zu ermöglichen.

4.4 Nach Eingang einer Meldung gemäß Ziffer 4.3 bemühen wir uns nach besten Kräften, die genannten Fehler oder Mängel zu beheben, so dass Vetera Cloud betriebsbereit ist.

4.5 Vetera Cloud gilt als betriebsbereit zum früheren der folgenden Zeitpunkte: der Behebung der uns gemeldeten Fehler oder Mängel (sofern vorhanden) oder dem Ablauf von zehn (10) Werktagen nach Abschluss der Demonstration gemäß Ziffer 4.2, sofern Sie uns bis zum Ende dieses Zeitraums (nach billigem Ermessen) keine Fehler oder Mängel in Vetera Cloud im Vergleich zur Leistungsbeschreibung gemeldet haben.

5. Änderungen

5.1 Anwendungsbereich

Das Verfahren zur Steuerung der Einführung und Umsetzung von Änderungen an der Leistungsbeschreibung (Änderungssteuerung) ist in diesem Abschnitt beschrieben. Eine Änderung oder Aufhebung der Vereinbarung (in Bezug auf die Professional Services) im Rahmen der Änderungssteuerung berührt nicht die Rechte einer Partei bei einem Vertragsverstoß der anderen Partei, es sei denn, beide Parteien vereinbaren im Rahmen der Änderungssteuerung schriftlich etwas anderes. Die Anwendung der Änderungssteuerung zur Berücksichtigung einer durch einen Vertragsverstoß einer Partei erforderlichen Änderung berührt nicht die Rechte der anderen Partei.

5.2 Grundsätze

Vorbehaltlich abweichender Regelungen in der Leistungsbeschreibung können Sie oder wir jederzeit eine Änderung beantragen; wir können eine Änderung zudem jederzeit empfehlen. Keine Partei darf ihre Zustimmung zu einer Änderung unbillig verweigern oder verzögern. Bis zur schriftlichen Einigung beider Parteien über die Änderung erbringen wir die Professional Services so weiter, als ob der Antrag oder die Empfehlung nicht gestellt bzw. ausgesprochen worden wäre.

5.3 Verfahren

5.4 Sie übermitteln uns einen schriftlichen Änderungsantrag; wir erstellen schnellstmöglich einen Änderungskontrollvermerk (ÄKV). Bei einer von uns beantragten oder empfohlenen Änderung übermitteln wir Ihnen den ÄKV direkt.

5.5 Jeder ÄKV enthält:

5.5.1 die Bezeichnung der Änderung;

5.5.2 den Grund für die Änderung;

5.5.3 eine vollständige Beschreibung der Änderung einschließlich etwaiger Spezifikationen;

5.5.4 den Urheber und das Datum des Änderungsantrags oder der Änderungsempfehlung;

5.5.5 den Preis oder die Berechnungsgrundlage für die Änderung, sofern zutreffend;

5.5.6 einen Zieldurchführungstermin sowie etwaige Vorschläge zur Abnahme der Änderung;

5.5.7 einen Zahlungsplan, sofern angemessen;

5.5.8 Angaben zu den voraussichtlichen Auswirkungen der Änderung auf andere Aspekte der Vereinbarung, insbesondere:

(a) die Vertragsbedingungen;

(b) das eingesetzte Personal;

(d) das Zahlungsprofil;

(e) die bereitzustellende Dokumentation; und

(f) die Arbeitsabläufe;

5.5.9 das Ablaufdatum der Gültigkeit des ÄKV.

5.6 Für jeden Ihnen übermittelten ÄKV müssen Sie diesen innerhalb der Gültigkeitsdauer des ÄKV prüfen und nach eigenem Ermessen (i) weitere Informationen anfordern, (ii) uns die Ablehnung des ÄKV und die Gründe hierfür mitteilen oder (iii) den ÄKV genehmigen und dafür sorgen, dass zwei Ausfertigungen von Ihnen oder in Ihrem Namen unterzeichnet werden. Ein von beiden Parteien oder in deren Namen unterzeichneter ÄKV stellt eine Vertragsänderung dar.

5.7 Fristen

Sie haben fünfzehn (15) Werktage Zeit, einen ÄKV anzunehmen oder abzulehnen. Teilen Sie innerhalb dieser Frist weder Ihre Zustimmung noch Ihre Ablehnung mit, gilt der ÄKV als abgelehnt.

5.8 Kosten

Übersteigt der Gesamtaufwand für die Erstellung eines ÄKV auf Ihren Antrag hin sieben (7) Stunden, sind wir berechtigt, ein angemessenes Entgelt gemäß den für Professional Services geltenden Sätzen zu berechnen (und zwar nicht nur für den die sieben Stunden übersteigenden Teil).